Wenn auf der Website andere Produktspezifikationen stehen als im PDF-Katalog oder im Händlerportal, entsteht nicht nur Verwirrung – es gehen Verkäufe verloren und das Vertrauen der Kund:innen leidet. Moderne Katalogverwaltung macht aus diesem Chaos einen echten Wettbewerbsvorteil: Mit einer zentralen Datenbasis bleibt die Produktstory über alle Kanäle hinweg konsistent.

Thomas Kühnel / Turbine Kreuzberg

Jing Li / Hygraph

Folgendes Szenario: Es ist 10 Uhr abends. Sarah, Einkaufsleiterin bei einem großen Automobilzulieferer, aktualisiert ihren Browser verzweifelt. Die Drehmomentangaben für eine Schraube auf der Website stimmen nicht mit denen im PDF-Katalog überein, den sie vor einer Stunde heruntergeladen hat. Ihr Kollege in Deutschland sieht im Händlerportal wieder andere Werte. Am nächsten Morgen arbeiten drei Abteilungen mit drei verschiedenen „Wahrheiten" über dasselbe Produkt.

Dieses Szenario kommt vielen bekannt vor. Willkommen im Dschungel der Produktdaten – wo schon eine kleine Inkonsistenz eine Kettenreaktion aus Verwirrung, Verzögerungen und unzufriedenen Kund:innen auslösen kann.

Für Hersteller mit tausenden Produkten und diversen Vertriebskanälen ist das kein lästiges Detail, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor. Ein Blick darauf, wie sich mit moderner Katalogverwaltung aus diesem Chaos ein echter Vorsprung machen lässt.

Katalogmanagement funktioniert wie der Dirigent eines Produktdaten-Orchesters. Genau wie ein Dirigent dafür sorgt, dass jeder Musiker harmonisch spielt, orchestriert Katalogmanagement alle Produktinformationen – Spezifikationen, Bilder, Preise, Beschreibungen – damit sie über alle Plattformen hinweg dieselbe Melodie spielen.

Im Kern ist Katalogmanagement die zentrale Kommandozentrale für:

• Produktspezifikationen und technische Details (niemand will raten, ob die Schraube M8 oder M10 ist)

• Digitale Assets wie Bilder, Videos und 3D-Modelle, die Produkte zum Leben erwecken

• Marketinginhalte, die die Produktstory erzählen

• Preisinformationen, die über alle Kanäle hinweg aktuell bleiben

• Produktbeziehungen und Kategorisierung, die Kund:innen dabei helfen, zu finden, was sie brauchen

• Mehrsprachige Unterstützung für den Fall, dass deutsche Kund:innen Spezifikationen auf Deutsch brauchen, nicht auf Google-Translate-Deutsch

Die Zeiten sind vorbei, in denen der Produktkatalog nur so effektiv war wie der Vertriebsmitarbeiter, der ihn bei sich trug. Die Digitalisierung von Produktkatalogen hat neue Umsatzmöglichkeiten für Fertigungsunternehmen eröffnet. Aber hier ist der Punkt: Katalogmanagement geht nicht nur um die Organisation von Daten, und es ist definitiv mehr als die Umwandlung gedruckter Kataloge in PDFs oder Flipbooks.

Die Kund:innen spüren es aus erster Hand. Ungenaue oder inkonsistente Produktinformationen verursachen mehr als nur Verwirrung – sie untergraben das Vertrauen. Um das zu beheben, braucht es eine einzige Quelle der Wahrheit, auf die sich alle verlassen können – vom Vertriebsteam bis zu den Kund:innen.

Die große Systemspaltung

Hier die unheilige Dreifaltigkeit der Fertigungs-IT: ERP-, PIM- und CMS-Systeme. Jedes hat seine eigene Persönlichkeit, spricht seine eigene Sprache, und sie verstehen sich nicht immer gut miteinander.

Das ERP-System ist wie der Buchhalter der Gruppe, der akribisch Lagerbestände, Preise und Logistik verfolgt. Das PIM-System ist der Perfektionist, der über Produktdetails obsessiv wird und sicherstellt, dass alles genau richtig ist. Das CMS ist der Showman, der sich darauf konzentriert, alles schön für die Welt zu präsentieren.

Das Drama beginnt, wenn diese Systeme aufhören zu kommunizieren. Man stelle sich vor, das ERP aktualisiert einen Preis, aber das CMS bekommt die Nachricht nicht mit. Plötzlich sehen Kund:innen die Preise vom letzten Monat, während das Vertriebsteam die aktuellen Tarife anbietet. Cue das Chaos.

Reales Beispiel: Ein Maschinenhersteller, den wir kennen, entdeckte, dass ihre Website drei Monate lang eingestellte Produkte als „auf Lager" anzeigte, weil ERP und CMS nicht ordnungsgemäß synchronisiert waren. Das Ergebnis? Frustrierte Kund:innen, peinliche Vertriebsmitarbeiter und viele unangenehme Telefonate.

Der Datenquellen-Dschungel

Fertigungsunternehmen sind wie Datenmagneten – sie ziehen Informationen von überall her an. F&E-Teams erstellen technische Spezifikationen in ihrer Engineering-Software. Marketing erstellt überzeugende Beschreibungen in ihren Content-Tools. Lieferanten senden Updates per E-Mail, Excel-Dateien oder Brieftaube (okay, vielleicht nicht per Brieftaube, aber manchmal fühlt es sich so an).

Jede Quelle hat ihr eigenes Format, ihre eigene Version der Wahrheit und ihren eigenen Zeitplan. Gleichzeitig fehlen vielen Fertigungsunternehmen die internen IT-Ressourcen, um ihre Produktkataloge selbst zu verwalten, und sie sind oft auf externe Agenturen angewiesen. Ohne Teamabstimmung und ordnungsgemäße Integration entsteht das, was wir „Datensuppe" nennen – eine unordentliche Mischung, in der das Finden der richtigen Zutat (oder Information) zur Schatzsuche wird.

Der menschliche Faktor

Trotz des Lebens im Zeitalter von KI und Automatisierung verlassen sich viele Hersteller immer noch auf die bewährte Tradition der manuellen Dateneingabe. Man stelle sich Dave aus dem Produktmanagement vor, Kaffee in der Hand, der am Freitag um 16 Uhr Spezifikationen von einem System zum anderen kopiert und einfügt. Was könnte schon schiefgehen?

Manuelle Prozesse sind nicht nur langsam – sie sind fehleranfällig. Und wenn sich diese Fehler über mehrere Systeme und Kanäle multiplizieren, werden aus kleinen Fehlern große Probleme.

Das globale Puzzle

Global zu werden klingt aufregend, bis man merkt, dass das einfache Produkt plötzlich 15 Sprachen sprechen, Dutzende von Vorschriften einhalten und sich an verschiedene Messsysteme anpassen muss. Diese Industriepumpe, die in Texas perfekt funktioniert, braucht möglicherweise andere Zertifizierungen in Deutschland, andere Sicherheitswarnungen in Japan und völlig andere Dokumentation in Brasilien.

Die Formatkriege

Erinnert man sich an den alten VHS-gegen-Betamax-Kampf? Die Fertigungswelt hat ihre eigenen Formatkriege mit BMEcat, IDM, ECLASS, OCI und Dutzenden anderen Standards. Jeder verspricht, die Lösung für alle Datenaustauschprobleme zu sein, aber in Wirklichkeit schaffen sie oft mehr Komplexität. Es ist, als hätte man einen Universalübersetzer, der nur für die Hälfte der benötigten Sprachen funktioniert.

Niedrigere Rücksendequoten (und glücklichere Buchhalter)

Präzise Produktinformationen fungieren als erste Verteidigungslinie gegen kostspielige Retouren. Wenn technische Spezifikationen, Abmessungen und Kompatibilitätsdetails an allen Berührungspunkten korrekt gepflegt werden, treffen Kund:innen von Anfang an fundierte Kaufentscheidungen.

Diese Datenkonsistenz eliminiert das Rätselraten, das zu Fehlbestellungen führt. Vertriebsteams haben Zugriff auf Echtzeit-Spezifikationen, Kundenportale zeigen präzise technische Zeichnungen, und Kompatibilitätsmatrizen verhindern unpassende Käufe, bevor sie entstehen.

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Konsistenz schafft Vertrauen wie nichts anderes. Wenn Kund:innen auf der Website, im Katalog und im Händlerportal dieselben Spezifikationen sehen, entwickeln sie Vertrauen in die Marke. Dieses Vertrauen übersetzt sich in Loyalität, Wiederholungskäufe und positive Mundpropaganda.

Optimierte Betriebsabläufe

Man stelle sich vor, das Operations-Team könnte seine Zeit für strategische Initiativen nutzen, anstatt die neuesten Produktspezifikationen zu suchen. Konsistente Produktinformationen optimieren alles – von der Auftragsabwicklung bis zum Kundensupport – und geben dem Team die Freiheit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Echte Omnichannel-Präsenz

Moderne Hersteller müssen dort präsent sein, wo ihre Kund:innen sind – in OCI-Systemen für die Beschaffung, auf E-Commerce-Plattformen für den Direktvertrieb, auf Marktplätzen für größere Reichweite und ja, sogar in gedruckten Katalogen für diejenigen, die das Gefühl von Papier noch schätzen. Konsistente Informationen über all diese Kanäle hinweg schaffen ein einheitliches Omnichannel-Erlebnis, das Kund:innen bemerken und zu schätzen wissen.

Risikominimierung

Konsistente Produktinformationen reduzieren Compliance-Risiken, indem sie sicherstellen, dass regulatorische Anforderungen über alle Kanäle hinweg erfüllt werden. Sie verbessern auch die interne Effizienz durch klare, wiederholbare Prozesse für die Aktualisierung und Verteilung von Produktinformationen.

Die Implementierung von Katalogmanagement ist wie die Renovierung eines Hauses, während man noch darin wohnt. Es braucht einen strategischen Ansatz, der den täglichen Betrieb nicht stört, während etwas Besseres aufgebaut wird. Bevor wir modernste Ansätze wie KI erkunden, beginnen wir mit den Grundlagen, die sicherstellen, dass Produktinformationen konsistent, zuverlässig und skalierbar sind.

1. Mit einem Daten-Audit beginnen: Bevor das Problem behoben werden kann, muss es verstanden werden. Eine umfassende Prüfung bestehender Produktdatenquellen durchführen, identifizieren, wo Informationen leben, wem sie gehören und wie sie durch die Organisation fließen.

2. Klare Governance etablieren: Klare Richtlinien erstellen, die Dateneigentum, Update-Workflows und Qualitätsstandards definieren. Ohne Content-Governance wird selbst die beste Technologie schließlich ins Chaos verfallen.

3. Die Technologie-Architektur gestalten: Klare Rollen für jedes System definieren – ERP für Transaktionsdaten, PIM für Produktinformationsmanagement, CMS für Content-Präsentation – und Integrationspunkte etablieren, die nahtlosen Datenfluss ermöglichen. Diesem Leitfaden folgen, um den Produktkatalog zu architektonieren.

4. Eine Single Source of Truth etablieren: Ein autoritatives System für Produktdaten bestimmen und alle Updates darüber leiten. Nachgelagerte Systeme (E-Commerce, CMS, DAM, Analytics) sollen über Integrationen aus dieser Quelle konsumieren, anstatt eigene Kopien zu pflegen – das verhindert Versionsdrift und beschleunigt das Change Management.

5. In Phasen implementieren: Mit Kernproduktlinien beginnen, bevor auf den gesamten Katalog skaliert wird. Dieser Ansatz ermöglicht es zu lernen, anzupassen und Wert zu beweisen, bevor größere Investitionen getätigt werden.

6. Alles standardisieren: Konsistente Datenstrukturen, Namenskonventionen und Terminologie über alle Systeme hinweg schaffen. Diese Grundlage macht alles andere möglich.

7. Automatisierung nutzen: KI und Automatisierung verwenden, um manuellen Aufwand zu reduzieren und Konsistenz zu verbessern. Von Datenvalidierung bis Content-Generierung kann Automatisierung Routineaufgaben übernehmen, während sich Menschen auf Strategie konzentrieren.

8. Das Team schulen: Technologie ist nur so gut wie die Menschen, die sie verwenden. In Schulungen investieren und „Product Data Champions" bestimmen, die Adoption und Best Practices vorantreiben können.

9. Messen und verbessern: Metriken für Datenqualität, Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit etablieren. Feedback-Schleifen verwenden, um Katalogmanagement-Praktiken kontinuierlich zu verbessern.

Aber da ist noch mehr! KI revolutioniert auch, wie Produktinhalte erstellt und gepflegt werden:

Bilderkennung für Alt-Text-Generierung: KI-gestützte Bilderkennung erstellt automatisch beschreibende Alt-Texte für Produktbilder, gewährleistet Barrierefreiheits-Compliance, verbessert SEO und erhält konsistente visuelle Repräsentation über alle digitalen Plattformen hinweg.

Automatisierte Klassifizierung: KI analysiert Produktattribute, um Artikel genau zu kategorisieren, geeignete Taxonomien für neue Produkte vorzuschlagen und Cross-Selling-Möglichkeiten zu identifizieren – und stellt sicher, dass Produkte korrekt in Katalogen und Online-Shops organisiert sind.

IoT-Integration: Für smarte Produkte ermöglicht IoT-Integration Echtzeit-Updates von Spezifikationen und Dokumentation, wodurch sichergestellt wird, dass Informationen sowohl bei physischen Produkten als auch in digitalen Kanälen immer aktuell sind.

Zurück zu Sarah um 10 Uhr abends: Was als frustrierende Suche nach der richtigen Drehmomentangabe begann, hätte mit konsistentem Katalogmanagement gar nicht erst entstehen müssen. Statt drei verschiedener „Wahrheiten" über dasselbe Produkt – eine einzige, verlässliche Information über alle Kanäle hinweg.

Die Aufrechterhaltung konsistenter Produktinformationen ist sowohl Herausforderung als auch Chance. Durch robuste Katalogmanagement-Praktiken und fortschrittliche Technologien wie KI lässt sich diese Herausforderung in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Effektives Katalogmanagement eliminiert nicht nur Inkonsistenzen – es dirigiert das gesamte Produktdaten-Orchester zu einer harmonischen Symphonie aus Kundenerfahrung, optimierten Abläufen und nachhaltigem Wachstum. Während sich der Fertigungssektor weiter digitalisiert, werden diejenigen, die ihre Produktinformationen meisterhaft orchestrieren, den Takt für die Zukunft angeben.

Die Frage ist nicht, ob sich professionelles Katalogmanagement rechnet – sondern ob sich das Chaos noch länger leisten lässt. In einer Welt, in der Kund:innen perfekte Informationen in Echtzeit erwarten, ist Konsistenz kein Luxus mehr. Sie ist das Fundament für alles andere.