22. Januar 2025 / Turbine Kreuzberg

In Zeiten knapper Budgets müssen sich technologische Investitionen mehr denn je rechnen. Reine Innovation reicht als Argument nicht mehr – gefragt sind messbare Effizienzvorteile. Genau hier kommt Product Information Management bzw. eine PIM-Software ins Spiel: Ein unterschätzter, aber mächtiger Hebel zur Optimierung von Unternehmensprozessen.

Die Herausforderung ist klar: Während Unternehmen ihre Kosten im Blick behalten müssen, explodieren die Datenmengen förmlich. Besonders Produktdaten sind häufig noch über verschiedene Systeme und Abteilungen verstreut – ein Rezept für Ineffizienz und Fehler. Gleichzeitig steigen die Kundenerwartungen stetig: Neben kanalübergreifend konsistent aufbereiteten Produktinformationen erwarten sie zunehmende Personalisierung und auf sie zugeschnittene Angebote.

PIM 101: Was ist ein PIM-System?

Ein kleiner Reminder: Ein Product Information Management-System (PIM) ist eine zentrale Datenplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, alle produktbezogenen Informationen effizient zu erfassen, zu verwalten und zu verteilen. Diese Informationen können alles umfassen, von technischen Specs über Marketingtexte bis hin zu Medieninhalten wie Produktbildern oder Videos. Der wichtigste Vorteil: Ein PIM wirkt als ”Single Point of Truth“ im Unternehmen. Alle Abteilungen – sei es Marketing, Vertrieb oder Logistik – greifen auf dieselbe, stets aktuelle Datenquelle zu. Dabei ist PIM keine Insellösung, sondern vernetzt sich nahtlos mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM.

Die Implementierung eines PIM-Systems kann zu erheblichen Kosteneinsparungen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens führen. 

Reduzierung der Datenpflegekosten

Dank der zentralen und automatisierten Verwaltung von Produktinformationen können Unternehmen den Aufwand und die Kosten für die manuelle Datenpflege deutlich senken. Anstatt Produkte in mehreren Systemen anzulegen und zu aktualisieren, erfolgt die Pflege einmal zentral im PIM-System. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler, die oft zu kostspieligen Korrekturen führen.

Schneller am Markt

Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, neue Produkte schneller auf den Markt zu bringen. Durch die effiziente Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen können Markteinführungszeiten verkürzt werden. Dies bedeutet nicht nur schnellere Umsätze, sondern auch geringere operative Kosten durch verkürzte Entwicklungszyklen.

Weniger Fehler, weniger Kosten

Apropos Fehler: Konsistente und aktuelle Produktdaten sind entscheidend, um Missstände in der Lieferkette bzw. der gesamten Wertschöpfung zu vermeiden. Fehlerhafte Produktinformationen führen zu falschen Bestellungen, kostspieligen Retouren und unzufriedenen Kund:innen. Mit einem PIM-System sind solche Fehler deutlich seltener, da alle Beteiligten, Abteilungen und Systeme auf dieselbe zuverlässige Datenquelle zugreifen. Weniger Produktdatenfehler wirken sich auch positiv auf die Kosten für Customer Service sowie Support aus.

Das jeweilige Einsparpotenzial ist natürlich stark abhängig von der jeweiligen Branche, der Unternehmensgröße und der Komplexität der implementierten PIM-Software. Üblicherweise berichten Unternehmen, die PIM-Systeme implementieren, von Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich in der Datenpflege und Fehlerreduzierung. Beispielsweise können Einsparungen von 20-30% bei den Datenpflegekosten realistisch sein, da die Automatisierung und Zentralisierung von Daten manuelle Eingriffe reduziert werden. Auch bei der Fehlerkostenvermeidung können ähnliche Prozentsätze erreicht werden, da konsistente Daten zu weniger Retouren und Fehlern in der Lieferkette führen.

Neben den direkten Kosteneinsparungen bietet die Implementierung eines PIM-Systems erhebliche Effizienzgewinne, die die gesamte Organisation betreffen:

Nahtlose Systemintegration

Gängige PIM-Systeme wie Akeneo oder Contentserv lassen sich nahtlos mit bestehenden ERP-, CRM- und E-Commerce-Plattformen verzahnen. Diese Daten-Synchronisation reduziert den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Fehler, da Datenflüsse automatisiert werden. Dadurch können Unternehmen schneller auf Veränderungen im Markt und ihrem Geschäft reagieren sowie ihre Prozesse flächendeckend effizienter gestalten. Die Zentralisierung und insbesondere die Automatisierung von Datenpflegeprozessen eliminiert redundante Arbeitsschritte und steigert die Effizienz.

Personalisierung als Trumpf

Mit einem PIM-System können Unternehmen Produktinformationen besser segmentieren und anpassen, was eine gezieltere und personalisierte Kundenansprache ermöglicht. Dies erhöht nicht nur die Conversion-Rates, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis insgesamt, was langfristig zu einer höheren Kundenbindung führt. Auch hier wirkt sich die Automatisierung aus: Die automatisierte Datenbereitstellung für verschiedene Kanäle hilft, Kosten für die Erstellung von Marketingmaterialien wie etwa Produktkataloge zu senken.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Ein zentralisiertes PIM-System ermöglicht es verschiedenen Abteilungen, wie Marketing, Vertrieb und Logistik, auf dieselben, stets aktuellen Produktdaten zuzugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit, da alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten, was den Abstimmungsaufwand minimiert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Diese Effizienzgewinne tragen dazu bei, dass Unternehmen nicht nur kurzfristig profitieren, sondern auch langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Ein PIM-System ist daher mehr als nur ein Werkzeug zur Verwaltung von Produktdaten – es ist ein essenzieller Baustein in der digitalen Transformation.

Omnichannel-Handel vereinfachen

Ein Product Information Management (PIM) System ist der Motor, der den Omnichannel-Handel auf Hochtouren bringt. Es fungiert als zentrale Schaltstelle für Produktinformationen und sorgt dafür, dass alle Vertriebskanäle – ob Online-Shop, Marktplätze oder stationäre Geschäfte – aus demselben Datenpool schöpfen. Diese einheitliche Datenquelle zaubert nicht nur eine konsistente Kundenerfahrung, sondern stärkt auch das Markenimage und erhöht die Zufriedenheit der Kunden. Außerdem können Sortimente so einfacher an kanalspezifische Gegebenheiten und Anforderungen angepasst werden.